Как выйти из рутины бизнеса?
Почему владельцы попадают в ситуацию «все держится на мне» и как выйти из текущего, рутинного, ежедневного управления, сохранив контроль над бизнесом и тенденцию развития?
Вопрос выхода из операционного управления бизнесом волнует едва ли не каждого владельца российского бизнеса, который достиг определенного уровня развития своей компании. Это уровень, когда вместе с увеличением числа сотрудников и объема продаж возрастает количество текущих задач и проблем, которые владельцу приходиться решать самому. В какой-то момент возникает перегрузка и непонимание, как дальше тащить на себе эту махину бизнеса.
Возникает чувство, что не собственник имеет бизнес, а бизнес имеет его.
В самом начале развития бизнеса собственник горит мечтами о великих достижениях. У него есть планы и много энергии, чтобы работать с утра до ночи. Он сам делает все подряд: он и продажник, и бухгалтер, и монтажник и швец, и жнец, и на дуде игрец. И это нормально в этот период.
По мере расширения и роста дохода владелец нанимает все больше сотрудников. При этом он не ожидает, что ему придется отвечать за результаты работы сотрудников. Когда он ставит им задачи, то рассчитывает на уровень ответственности и понимания, который позволит им без лишнего контроля со своей стороны создавать ожидаемый результат. Расхожее высказывание: «Я им деньги плачу за то, чтобы они работу делали как надо. Почему я должен с каждым нянчиться, как с младенцем?»
Однако не все сотрудники выполняют работу так, как надо владельцу. Ему приходится вмешиваться в процесс и порой делать работу за них. Когда собственник компании так делает, то не осознает, что снижает ответственность и мотивацию к продуктивной работе своих сотрудников и становится в первую очередь тем, кто тушит «пожары»: с утра до вечера разбирает завалы и устраняет авралы.
В такой ситуации проблемы надвигаются быстрее, чем владелец успевает их решить. Если он уезжает в отпуск на пару недель, то по возвращению сталкивается с тем, что «ужас нашего городка» стал ужаснее в несколько раз. Тяжелые ситуации в его отсутствие только усугубились. У него появляется идея, что компания — это тяжелая гиря, привязанная к его ноге, и он от этой гири никуда не сможет деться.
И даже если валовый доход компании продолжает расти, из-за хаоса, неорганизованности и отсутствия финансового планирования настолько вырастают накладные расходы, что в итоге компания терпит убытки. В результате собственник головы не может поднять от однообразной текучки и пожарных ситуаций, он не может снять бизнес с ручного управления и заняться тем, чем следует, — стратегией и наведением порядка в управлении бизнесом.
Как же такому владельцу выйти из режима «справляйся» в режим стратегического управления бизнесом без потери контроля? Как сделать так, чтобы каждый сотрудник знал и выполнял должностные обязанности на отлично, а пожарные ситуации тушились бы руководителями без вмешательства владельца?
///////////////////////
Как можно выйти из бизнеса
К первому способу выхода из бизнеса владельцы прибегают довольно часто, поскольку он лежит на поверхности: найти готового генерального директора. Это рискованный и нестабильный способ. Даже если удалось найти директора, чаще всего становится хуже. Появляется проблема с платежеспособностью, увольняется часть персонала. Эту ситуацию можно назвать «замаскированной дырой», поскольку возникает ощущение, что за область кто-то отвечает и героически борется с проблемами, но на самом деле создается лишь видимость деятельности.
Выявить дыру на месте руководящей должности не просто, так как владелец не имеет четкого представления о том, как контролировать работу директора. Собственник лишь осознает, что количество неприятностей не уменьшается и порядка больше не становится. В результате владелец отодвигает директора и снова занимает его место, приобретая еще больше проблем.
Иногда случается, что повезло. Приходит опытный и продуктивный директор. Он наводит некоторый порядок и увеличивает прибыль. В этом случае возникает риск, что собственник станет заложником такого директора. Есть опасность, что топ-менеджер начнет устанавливать свои правила, манипулировать владельцем и оказывать на него давление.
Не самый плохой расклад, если директор станет партнером, хуже — если откроет свой бизнес или «отожмет» имеющийся.
Второй способ выхода из текучки и передачи операционной деятельности сотрудникам безопасен и максимально эффективен.
Это систематизация бизнеса, то есть приведение его в такое состояние, когда компания работает как отлаженный часовой механизм и увеличивает платежеспособность без участия владельца. При этом влияние человеческого фактора сведено к минимуму: смена сотрудников не приводит к снижению эффективности и остановкам в работе. Когда бизнес систематизирован, каждому сотруднику становиться понятно, кто за что отвечает и как результаты его труда влияют на общее дело.
Путь собственника к системному бизнесу пролегает через несколько этапов.
Сначала владелец описывает основной бизнес-процесс и на его основе разрабатывает организующую структуру, которая должна отражать весь цикл производства и администрирования. Затем он разрабатывает и внедряет систему показателей работы каждого подразделения и каждого сотрудника; затем появляется система координаций как способ принятия решений и согласования действий; потом разрабатывается и внедряется система финансового планирования, которая позволяет оптимизировать расходы и увеличить доход. Частью систематизации бизнеса является технология введения в должность директора и других руководителей.
Разработка системы и ее внедрение занимает около года. В результате компания становится прозрачной и управляемой. Даже если владелец продолжает выполнять функцию директора, это совмещение не нарушает порядок и не приводит к перегруженности собственника.
Хорошим примером систематизированного бизнеса может быть одна из сетей салонов элитной оптики в Оренбурге.
До систематизации у компании было четыре салона. Владелец — женщина — сильный предприниматель, ей хотелось расти. И за два месяца она решила открыть еще три салона. В результате на нее свалилось огромное количество оперативных вопросов, она была в шоке. После запуска трех салонов общий оборот вырос, но прибыль значительно упала, поскольку очень сложно контролировать расходы и отслеживать неэффективные действия, если запуск производиться без системы. Владелица даже в какой момент подумала, не перестать ли ей заниматься этим бизнесом или, может быть, хватит расти.
В дальнейшем она все же нашла возможность систематизировать бизнес. Результатом стало то, что она передала оперативное управление директору. И сейчас занимается только вопросами стратегического управления.
Подчеркну, когда владелец выходит из оперативного управления, это не значит, что он перестает заниматься компаний. За ним обязательно должны остаться контролирующие функции.
Ключевой функцией владельца является уже названная функция стратегического планирования и контроль за выполнением шагов стратегии. Кроме того, это контроль за финансовыми потоками, работа над совершенствованием системы построения компании и инструментами управления. Если, например, в систему показателей, изначально разработанную владельцем, собираются внести изменения, то это делается только с одобрения владельца. Наем ключевых менеджеров, принципиальные изменения в маркетинге также происходят через владельца.
Собственнику не надо осуществлять контроль на ежедневной основе, но хотя бы раз в две недели он должен смотреть, как реализуется его стратегия.
Работа владельца — это не повторяющиеся скучные действия, а больше творчество, так как вопросы видения будущего, расширения и захвата новых высот относятся к творчеству, высшему искусству управления. Никто, кроме самого собственника, не сможет взять на себя эти вопросы.
И обычно владельцы, освобожденные от рутины, с удовольствием выполняют свои прямые обязанности и исполняют роль постановщика целей. Они знают: без своей стратегии и системы попадешь под влияние чужой тактики и бессистемности. И мир уступает дорогу тем, кто хорошо организован и знает, куда идет.
/////////////////////
Кто я? И почему имею право рассуждать о систематизации бизнеса?
Давайте познакомимся. Наталья Виханова, бизнесвумен с 20-летним стажем, учредитель и генеральный директор сети детских клубов «Вундеркинд» и успешного праздничного агентства «Тридесятое царство», бизнес-консультант, ментор.
У меня три крупных проекта: два успешных самостоятельных бизнеса и счастливая семья! Согласитесь, чтобы быть по настоящему счастливым, наполненным человеком, в жизни должна быть не только работа. Я смогла организовать свои бизнес именно так: отладить и систематизировать бизнес-процессы, масштабироваться и делегировать полномочия без страха за завтрашний день.
Интересен мой опыт? Делюсь.
Я сама прошла путь ежеминутного выжигающего аврала и знаю что это такое.
Подготовила чек лист «20 шагов к полной систематизации бизнеса». Делала его для себя, когда начала задумываться: «А как же дела обстоят у меня: я для бизнеса или бизнес для меня?». Документ писался и переписывался, какие-то пункты добавлялись, какие-то нещадно удалялись. Это мой личный практический опыт, проверенный на собственном бизнесе и я готова поделиться с вами.
Скачать документ можно здесь, будет автоматически отправлен в личные сообщения https://vk.com/app5898182_-168709732?utm_source=vk&utm_medium=cpc&utm_campaign=1013156858&utm_term=vika&utm_content=59843989
Просто пройдитесь по этому чек-листу, сами себе честно ответьте на предложенные вопросы и вам станет понятно какие конкретно стороны бизнеса нужно «подтянуть», чтобы вырваться из рутины и перестать возиться с бизнесом как с болезненным ребенком.
